Excelの確認・編集もできる無料オンラインサービス「Office Online」とは：知っトクWindowsツール（1/2 ページ）

　こうしたOfficeの文書ファイルを「見る」だけであれば、Office Onlineが利用できる（Office Onlineでは編集もできるが、後述の通り、完全な互換性があるわけではない）。Office Onlineを上手に活用することで、社内のOfficeにかけるコストを大幅に削減できる可能性がある。

　なおOffice Onlineでは、Word／Excel／PowerPoint／OneNoteの文書ファイルを表示、編集することができ、Outlook（Outlook.comなど）やSway、Skypeなども利用できる。Office Onlineは、Microsoftのサブスクリプションサービス「Office 365」のオンラインOffice機能としても提供されているが、誰でも無料で利用可能だ。ここでは、Office OnlineのExcel機能（Excel Online）を例に話を進める。

Excel Onlineの画面
Office Online（Excel Online）は、Microsoftが運営するOfficeアプリケーションのクラウド版である。Webブラウザ内にローカルアプリと同様の画面が表示され、操作が行える。

Office Onlineとは

　Office Onlineは、編集や表示、保存などには制限があり、それを理解して利用する必要がある。前述の通り、Office Onlineの利用は無料で行える。こうした無料サービスは、GoogleドキュメントなどOffice互換のクラウドサービスや互換ソフトウェアもあり、今やそれほど珍しいものでもなくなっている。

　現在のOfficeが採用するOpen Office XML形式（OOXML形式）は、ファイルフォーマットの仕様が公開されており、Officeで作成した文書ファイルを読むことはソフトウェアベンダーにとって、もはやそれほど難しいことではない。ただし、それをどう処理するのかは、そう簡単ではない。例えば、関数計算のアルゴリズム自体は公開されていないため、演算結果が同一になるという保証はない。

　また、読み込んだ文書をどう表示すべきかについても、公開情報はないため、サードパーティーは「現物合わせ」を強いられることになる。こうしたことを考えると、Office Onlineは、Microsoft自身が提供するサービスであることから、ある程度の信頼感がある。

Office Onlineの概要

　MicrosoftのOfficeのアプリケーションプログラム（パッケージ版。以後ローカルアプリ版と総称する）をオリジナルとすると、Office Online（以下、オンライン版と略す）は、そのサブセットに当たる。

　同じようなサブセットには、Microsoftストア（UWP）版やスマートフォンで動作するOffice Mobileなどがあるが、オンライン版は、クラウドサービスになっており、Webブラウザを介して利用することになる。

　このため、ローカルへのアプリケーションインストールは必要なく、手軽に利用可能だ。ただし、オンライン版でOfficeの文書ファイルを開くには、OneDrive上に置く必要がある。また、オンライン版とOneDriveのログインには、Microsoftアカウントが必須となる。

　Office Onlineへのアクセスは、office.com（https://www.office.com/）から行うのが簡単だ。Officeアプリのアイコンから新規ファイルの作成が行え、最近利用したファイルの一覧が表示される。ウィンドウ下にログインしたMicrosoftアカウントのOneDriveへのリンクがある。

Office Onlineの起動画面
www.office.comにMicrosoftアカウントでログインすると、Office Onlineへのアクセスが可能になる。

　対応ブラウザは、下表のようになる。Windows 10であれば、Microsoft EdgeやInternet Explorer（IE） 11の他、Mozilla Firefox、Google Chromeと主要なWebブラウザで利用することができる。なお、Windows Vista SP2以降もMozilla FirefoxやGoogle Chromeでの利用は可能だが、一部制限が出る可能性がある。Microsoftは、Windows 7以降での利用を推奨している。

　この他、macOSやLinuxからの利用も可能だが、iOSやAndroidの場合、Microsoftとしては、Office Mobile（モバイル版Officeアプリ）の利用を推奨している。また、Microsoftのサイト上には、Android版Microsoft Edgeに関しての記述はなかった。現実問題として、PCのWebブラウザからアクセス可能なら問題はないだろう。

Excel Onlineの基本的な使い方

　オンライン版は、Webブラウザのウィンドウ内の表示ではあるが、できるだけローカルアプリ版に似せてあり、同じようにリボン形式のユーザーインタフェースを持つ。このため、普段からローカルアプリ版を利用しているのであれば、基本的な使い方で迷うことはないだろう（ここではOfficeアプリの基本的な使い方については解説しない）。

　ただし、リボンやリボンタブなどに多少の違いがあり、文書領域での右クリックメニューやショートカットキーにも違いがある。また、VBAマクロなど対応していない機能もあるので、全てのOfficeの文書ファイルが「見える」わけでない点に注意が必要だ。

Excel Onlineの画面
全体のユーザーインタフェースはローカルアプリ版に非常に似ているが、わずかに違う部分がある。例えば、Undo機能やRedo機能は、ローカルアプリ版なら、タイトルバーにあるクイックアクセスツールバーに配置されているが、オンライン版は［ホーム］タブの一番左側に置かれているという違いがある。

　例えば、ローカルアプリ版では、［Alt］キーでリボンにショートカット文字（アクセスキー）を表示するが、オンライン版では、［Windows］＋［Alt］キーでこれを行う。キーやメニューなどを含めた操作性は完全ではないため、ローカルアプリ版のつもりでショートカットキーによる連続操作を行うときには注意が必要だ。オプションページもなく、原則ローカルアプリ版で行えた設定が、ほとんどできない。

　WebブラウザでOneDriveを開き、適当な場所にオンライン版で表示させたいファイルをアップロードする。Webブラウザで開いたOneDriveのページにエクスプローラーからファイルをドラッグ＆ドロップすれば、OneDrive上にファイルをアップロードできる。アップロードされたファイルをクリックすれば、拡張子に応じて、自動的にオンライン版が開く。ここでは、xlsxファイルをアップロードしたとして説明を続ける。

　オンライン版でも、ちゃんとタブやリボンなどの操作オブジェクトが並ぶ。リボン上の項目はローカルアプリ版よりも少なく、見えているものがオンライン版の機能全てである。複数のワークシートを含む場合、本物と同じく画面下部にあるタブでこれを切り替えることができる。

　表示はかなり似ており、ワークシート上のグラフや図形なども表示可能だ。また、ピボットテーブルなども表示できる。これで、ほとんどの用途でExcelファイルを「見る」ことは可能だろう。

　ただ、OfficeのSmartArt（ラベルなどを専用のダイアログから設定する図版オブジェクト）やWordのフィールドなど、一部の機能には未対応で表示もできない。例えば、グラフにSmartArtで説明図を加えているような場合、SmartArt部分が表示されないので注意が必要だ。なお、SmartArtのような見えないオブジェクトがある場合、編集するためにコピーを作成するか、読み出しのみで開くかを選択できる。ただし、Excelのセルにある数値や文字列、グラフなどは表示可能である。

ピポットテーブルなどの主要機能をサポート
オンライン版Excelでは、ページ内のグラフやピボットテーブルなど主要な機能がカバーされているが、SmartArtのような付加的な機能はサポートされていない。

　また、セル値などが見えにくい場合、書式設定を変更することも可能だ。例えば、日付表示形式によっては、セル幅が合わず、「#（シャープ）」が並んだ表示になることがある。このような場合に、セル幅を広げたり、書式を変更したりすることは簡単にでき、操作もローカルアプリ版とまったく変わらない。ただ、前述のようにオンライン版での変更は、自動保存であることに注意されたい。

セルサイズに比べて表示桁数が多い場合
Excelではセルサイズに比べて表示桁数が大きい場合には「#（シャープ）」を並べて表示する。オンライン版でも、セル幅を広げたり、書式を変更したりすることで、こうした表示を見ることができるようになる。

　オンライン版での印刷は、Webブラウザの印刷機能を呼び出している。このため、ローカル環境のプリンタを利用できる。なお、オンライン版では、Webブラウザ内で表示位置などがずれているような場合でも、印刷は正しく行えるようだ。大量の情報があり、「見るだけ」であるならば、印刷してしまう方が後の扱いが楽かもしれない。

オンライン版Wordでは段組み表示をサポートしていない
オンライン版ではWordの段組みなどがサポートされていないため、表示がおかしくなることがある。

印刷機能のプレビュー
段組みされた文書は表示がおかしくても、印刷では、正しく段組みが解釈されるようだ。

　また、オンライン版では、「オープンドキュメント形式」での文書ファイルの変換ダウンロードに対応している。オンライン版Wordは、PDF形式でのダウンロードに対応しているが、ExcelはXLSX形式（オリジナル）かODS形式（オープンドキュメント形式）のみだ。PDFにしたいのであれば、ローカル環境のPDF出力プリンタドライバ（Windows 10には、Microsoft Print to PDFがある）の印刷機能を使ってPDF化できる。「Excelのファイルを見るだけ」といった用途ならば、PDFに変換して、以後PDF版を参照するといった使い方もあるだろう。