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【Excel/Word】無料でPDFファイルに出力する3つの方法

ExcelやWordの文書でPDFファイルにして、保存しておいたり、取引先にメール添付で送信したりすることは日常的に行われているだろう。この際、PDF作成ツールなどを購入していないだろうか。実は、Excel/Wordは特別なソフトウェアなしにPDFファイルへの出力が行える。ただ、パスワード付きPDFファイルにする場合には注意が必要だ。

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対象:Word 2013/2016/2019/365、Excel 2013/2016/2019/365


 見積書や領収書、契約書などをやりとりする場合、「Microsoft Excel(エクセル)」や「Microsoft Word(ワード)」のファイル(xlsxファイルやdocファイル)ではなく、いったんPDFファイルにして変換してから送付する、というケースも多い。PDFファイルにすれば、受け取った相手はWebブラウザで中身を見ることができるし、勝手に修正して悪用されにくい(実際には、PDFファイルを直接編集することも可能だが)と思われているからだろう。

 また、PDFファイルでは、作成時にパスワードを付けて、閲覧を制限することもできる。

 ただ、PDFを作成するには、市販のPDFツールが必要になると思っている人も多いようだ。

 そこで、本Tech TIPSではExcel/Wordから、PDFファイルを作成する方法を紹介する。なお、ExcelとWordでPDFファイルの作成手順はほぼ同じなので、Excelを例に解説する。ただし、パスワード付きのPDFファイルの作成は、Wordしか対応していないので、この点についてはWordで解説を行う。

その1:印刷機能でPDFファイルを作成する

 古くからのWindows OSユーザーにはなじみのある方法が、印刷の際にプリンタとして「PDF仮想プリンタ(PDFツール)」を選択してPDFファイルを作成する方法ではないだろうか。

 PDF形式にしたいブックファイルや文書ファイルをExcel/Wordで開き、[ファイル]−[印刷]を選択し、「プリンター」で「Microsoft Print to PDF」を選択して、[印刷]ボタンをクリックすればよい。印刷の向きや用紙サイズを変更したい場合は、印刷前に[プリンターのプロパティ]リンクをクリックして、設定を行う。ただ、設定できる項目は少なく、フォントの埋め込みや画像の解像度などに関する設定、PDFファイルにパスワードを付けることなどはできない。

印刷機能でPDFファイルを作成する(1)
印刷機能でPDFファイルを作成する(1)
[ファイル]−[印刷]画面を開き、「プリンター」で「Microsoft Print to PDF」を選択する。印刷の向きや用紙サイズを変更する場合は、[プリンターのプロパティ]リンクをクリックする。
印刷機能でPDFファイルを作成する(2)
印刷機能でPDFファイルを作成する(2)
[プリンターのプロパティ]リンクをクリックすると、[Microsoft Print to PDFのドキュメントのプロパティ]ダイアログが開く。ここで、印刷の向きが変更できる。用紙サイズを変更したい場合は、この画面の[詳細設定]ボタンをクリックする。
印刷機能でPDFファイルを作成する(3)
印刷機能でPDFファイルを作成する(3)
[詳細設定]ボタンをクリックすると、[Microsoft Print to PDFのドキュメント詳細オプション]ダイアログが開き、ここで用紙サイズが設定できる。
印刷機能でPDFファイルを作成する(4)
印刷機能でPDFファイルを作成する(4)
設定が完了したら、[ファイル]−[印刷]画面の[印刷]ボタンをクリックする。
印刷機能でPDFファイルを作成する(5)
印刷機能でPDFファイルを作成する(5)
印刷が開始されて、[印刷結果を名前を付けて保存]ダイアログが表示される。ここでPDFファイルの保存先とファイル名を指定して[保存]ボタンをクリックする。
印刷機能でPDFファイルを作成する(6)
印刷機能でPDFファイルを作成する(6)
作成されたPDFファイルを開くと、ExcelのシートがPDF形式で保存されていることが分かる。

その2:サードパーティー製の仮想PDFプリンタを使う

 フォントの埋め込み方法や画像の解像度などを設定したり、パスワード付きのPDFファイルを作成したりしたい場合は、「Microsoft Print to PDF」の代わりにサードパーティー製の仮想PDFプリンタを利用するという手がある。

 無償で利用できる仮想PDFプリンタには、主として以下のようなものがある。

 また、Adobe Acrobat DC(Adobe)やJUST PDF 4(ジャストシステム)、いきなりPDF(ソースネクスト)といった有償の製品もある。

 以下ではCubePDFの利用例を紹介しよう。

CubePDFを使ってPDFファイルを作成する(1)
CubePDFを使ってPDFファイルを作成する(1)
[ファイル]−[印刷]画面で「プリンター」に[CubePDF]を選択する。
CubePDFを使ってPDFファイルを作成する(2)
CubePDFを使ってPDFファイルを作成する(2)
用紙の方向やサイズは[プリンターのプロパティ]リンクをクリックして表示される[CubePDFのドキュメントのプロパティ]ダイアログで設定できる。
CubePDFを使ってPDFファイルを作成する(3)
CubePDFを使ってPDFファイルを作成する(3)
[CubePDFのドキュメントのプロパティ]ダイアログの[詳細設定]ボタンをクリックすると、[CubePDF詳細オプション]ダイアログが開き、用紙サイズや印刷品質などの設定が行える。
CubePDFを使ってPDFファイルを作成する(4)
CubePDFを使ってPDFファイルを作成する(4)
設定が完了したら、[ファイル]−[印刷]画面で[印刷]ボタンをクリックすると、このCubePDFのダイアログが表示される。[一般]タブでは、PDFのバージョンや印刷解像度、出力ファイル名などの設定が行える。
CubePDFを使ってPDFファイルを作成する(5)
CubePDFを使ってPDFファイルを作成する(5)
[セキュリティ]タブを開くと、パスワードを設定できる。管理用パスワードはPDFファイルを編集可能にするもの、閲覧用パスワードは閲覧する際に必要となるものだ。また、パスワードを設定すると、デフォルトで印刷やテキストのコピーなどが制限される。印刷などを許可する場合は、「印刷を許可する」にチェックを入れる。設定が終了したら[変換]ボタンをクリックすると、PDFファイルが作成される。

その3:[名前を付けて保存]または[エクスポート]を選択してPDF形式で保存する

 ここまで説明した仮想PDFプリンタを使わずとも、Excel/Word単体でPDF形式への変換と保存が可能だ。それにはまず[ファイル]−[名前を付けて保存]を選択し、右ペインで[参照]などを選択して、[名前を付けて保存]ダイアログを開く。

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