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電子ファイリング (electronic filing)

【デンシ・ファイリング】

最終更新日: 2001/06/28

 ペーパーの文書のイメージをスキャンし、そのデータをコンピュータで管理すること。電子ファイルを行うシステムは電子ファイリングシステムと呼ばれる。

 オフィスで取り扱う文書をある程度長期に渡って保管し、必要に応じて再利用するような場合、保管スペースや検索性の問題から、文書量が増えてくると、紙のまま保管することが困難になってくる。このようなとき、従来では、文書をマイクロフィルムに撮影し、紙の文書自体は破棄するなどが一般的だったが、この方法では、検索性が極めて低く、大量の文書から目的とするものを発見するには、何本ものマイクロフィルムと格闘しなければならなかった。

 コンピュータシステムを使って、こうした作業を効率的に行おうとするのが電子ファイリングである。一般的に電子ファイリングでは、スキャナによって紙の文書をイメージとして読み込み、イメージデータとしてコンピュータシステム内に記録しておく。そしてこのとき、検索用のキーワード情報などをファイル付けておき、後の検索を容易にする。

 近年では、OCRの技術も高度化しており、かなりの認識率でコンピュータに文書中の文字を認識させ、それらをテキストデータに変換させることが可能である。このOCRを応用した電子ファイリングシステムもあるが、認識率は100%ではないので、完全に信頼できるわけではない。

 電子メールやワードプロセッサなどが普及したことから、最近のオフィスでは、電子データとして受け渡され、再加工される文書も増えてきた。こうした文書をデータベース化し、企業の情報システムとして活用する例も増えている。ただしこれらは一般にグループウェアと呼ばれ、電子ファイリングシステムとは呼ばない。

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