ビジネスソフト ヒント×テクニック
マーケティング


プレスリリース送り先リストの簡単作成・活用法とは?

ビーコミュニケーション
加藤 恭子

2006/11/7

プレスリリースは、自社の商品をメディアを通じて多くの人々に知ってもらうために重要なツール。送り先のメディアリストの管理・活用は大切な活動だ。その基本となる簡単な名簿管理法を紹介する。

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 マーケティング・コミュニケーションで大切になるのが、新聞社や雑誌社、放送局などのメディア各社の方々に関する情報を管理することです。ある程度以上の規模の会社では、きちんとしたデータベースを構築しているかもしれませんが、ここでは、ExcelとWordを使ったごく簡単な管理法について説明していきます。

 まずはお手持ちの名刺を元に、メディアリストをExcelで作ります。以下のサンプルでは「社名」「媒体名」「郵便番号」「住所1」「住所2」「役職」「名前」「メールアドレス」「電話番号」「ファクス番号」という項目を持っています。

 ポイントは、年賀状やあいさつ状を出すことを考慮して住所を入れておくことなどですが、外資系などの場合は外国人の上司から「英語のメディアリストを見せてくれ」といわれることもあるので、最初から英語でも入力しておいてもいいかもしれません。ご自分で必要だと思った項目は後からでも追加してもよいですが、ただしあまり項目が多くなりすぎるとExcelでは管理しづらい面が出てきます。

送付方法を管理する

 基本となるリストができたら「送付方法」という項目(列)を追加してください。これは、プレスリリースなどをどの方法で送るか(相手が希望しているか)を記録するところです。最近は安価なプレスリリース配信サービスもたくさんあるので、マーケティング担当者が自分でリリース送付の作業をしないという場合もあるかと思います。でも、直接のつながりを作るという意味でも時間的な余裕があれば──、特に中小企業の場合はご自分で管理することとお勧めします。

 送付方法の欄にはmやfというアルファベットを入れます。これはmなら電子メール、fならファクス送付という意味です(もちろん「電子メール」「FAX」などと表記してもよいです)。最近はメールでお願いしますという方が多い印象です。

 次に[データ]−[フィルタ]−[オートフィルタ]を選んでください。すると、項目行の右脇に▼の記号が表示されます。

画面1 特定条件のデータを抽出

 記号をクリックすると「mだけ」「fだけ」を選択できるようになります。つまり、簡単に「電子メールでプレスリリースを送付する記者」だけを表示させることができます。

 同じように「組み込みメディアの記者だけ」というようにメディアごと、「編集長だけ」というよう役職ごとの抽出も簡単です。従って、記者発表会の出欠や記事掲載の有無といった情報も、このリストに記録していけば、「10月27日の記者発表会」に参加していて、「記事を掲載」があった「編集長」を絞り込むことができます。

宛名ラベルを作る

 次にこのリストを使って、宛名ラベルを作ってみましょう。Excelでラベルを印刷する方法もありますが、今回はWordを使った方法を取り上げます。Wordのバージョンによってコマンド名などが少し違うので、お使いのバージョンに読み替えていただければ思います。ここではWord 2002で説明します。

 メニューから[ツール]−[はがきと差し込み印刷]−[差し込み印刷ウィザード]を選択します。先ほどのExcelのデータを利用するので、[宛名ラベル作成]ではなく[差し込み印刷ウィザード]を選択するのがポイントです。

 すると画面右ペインに差し込み印刷のメニューが出てきますので、該当個所のラジオボタンを選び、下にある「次へ」というリンクをクリックして進みます。「文書の種類を選択してください」と問われたら[ラベル]を選んで[次へ]をクリックして、「文書レイアウトの変更」で、印刷に使う予定のラベルを指定します(画面2)。

画面2 差し込み印刷ウィザード

 次の画面では「参照」を選び、Excelで作成したリストのファイルを指定します。ファイルを選択するときには「ファイルの種類」を「すべてのファイル」にして、拡張子がxlsのものも表示させてください。そうしないと、「ファイルが見つからない!」と慌てることになります(画面3)。

画面3 「すべてのファイル」にしてxlsファイルを表示

 ラベルに差し込み印刷するあて先を、Excelリストのすべてではなく選択する場合はここで設定します。すべてを印刷する場合は[OK]を押します。また[次へ]をクリックし、「差し込みフィールドの挿入」を選択します(画面4)。差し込みフィールドの挿入 ダイアログボックスが表示されたら、宛名ラベルに表示させたい項目を郵便番号から順に選んでいきます。《名前》フィールドに後ろに「様」をつけるというようなこともできます。

画面4 宛名ラベルに使う項目を設定

 ラベル内部の表示項目が設定できたら、[すべてのラベルの更新]ボタンを押すと、画面上のラベルに宛名が入ります(画面5)。

画面5 ラベルのフィールドに項目を設定

 最後にプレビュー表示にして、宛名が差し込まれているか、レイアウトが崩れていないかを確認して、崩れていれば改行などを入れて修正します(画面6)。そして、[差し込み印刷の完了]をクリックして、プリンタにラベル用紙を入れ、印刷すれば出来上がりです。

画面6 プレビューで確認

 広告予算の少ない中小企業にとっては、少しでも自社のサービスや製品を記事にしてもらうことがとても重要です。簡単なリストを活用することで、効率よく作業を行ってください。なお、個人情報の管理については法規制がありますので、十分に配慮してください。

筆者プロフィール
加藤 恭子(かとう きょうこ)
横浜市大卒。青山学院大学院国際政治経済学研究科修士課程修了。アスキー、ソフトバンクなどを経て、ナスダック上場外資系企業のPR/マーケティングマネジャーを歴任。また雑誌などでIT系、資格系の執筆を行う(日経BP社、ダイヤモンド社、ソフトバンクパブリッシング、翔泳社など)。現在、IT系企業、ベンチャー企業のマーコム・PRコンサルティング、テクニカルライティングの仕事を行う「ビーコミュニケーション」という屋号で活動。「オルタナティブブログ」に参加しているほか、マーケティングや転職などの情報を配信する無料メールマガジン「B-zine」を配信中。
オルタナティブブログ「きょこ コーリング」
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