業務破壊の地雷原、野放しのExcelシートをなくそう：中堅・中小企業のためのERP徹底活用術（7）（1/3 ページ）

業務遂行に不可欠で最も身近なソフトウェア、Excel。それだけに未管理のまま放っておくと、勝手にマクロなどが仕込まれたExcelシートが量産され、Excelシートのブラックボックス化、業務の属人化を招いてしまう。

情シスは「Excel」は管理していても「Excelシート」は管理していない

　日本企業におけるERPの普及率は、大手企業で約7割、中堅中小企業を含めると約5割と言われています。しかし、ERP研究推進フォーラムの2010年度の調査によると、ERP導入企業のうち、その効果やコストパフォーマンスに「満足している」企業はわずかに1割程度。7割の企業が「不満を感じながら利用」しており、15％の企業は「積極的に乗り換えを検討」しているそうです。実際、私が普段行っているコンサルティング業務においても、同様の声は数多く聞かれます。

　また、ERPパッケージ導入の目的として、「業務改革」「業務の標準化（属人化の排除）」「グローバル化への対応」などを挙げている場合、これらの目的について「まったく実現できていない」と感じている例も多いようです。特に大手外資系ベンダ製のERPパッケージを採用している企業でそうしたケースが多いのですが、特徴的なのは、経理部門や財務部門、情報システム部門や経営企画部門はERPパッケージをそれなりに評価しているにもかかわらず、営業部門、工場、倉庫、調達部門といった事業部門では不満を抱いている傾向が強いことです。

　そうした場合、問題となるのは、ERPに対する不信感と使い勝手の悪さから、各部門が勝手にSaaSやASPなどのサービスを利用したり、取りあえずExcelで何とかしてしまうケースです。

　このことは、社内のITガバナンスの観点から見て問題と言えるのですが、業務遂行の面にも大きな影を落とします。というのも、かつて私が所属していた外資系製造業では、全社や事業部、部門やグループ単位で、生産計画や販売計画、予実管理などに使っていたExcelシートの名前とフォーマットが決められていたのですが、日本の製造業では、なぜか「管理側」と「現場側」で使っているフォーマットがそろっていないケースが多いのです。工場間や倉庫間など、同じ業務に携わる拠点・部門同士なら、フォーマットをそろえた方がノウハウ共有やリスク管理をするうえで、はるかに確実・効率的なのですが、見事なまでに“現地／現場仕様”なのです。

　加えて、大抵の場合、情報システム部門は「Excelのバージョン」は厳しく管理していても、「Excelシート」については管理していません（ただし「Excelシートを印刷したもの」については「社内管理文書」や「ISO文書」などの形で管理されているケースが多いようです。しかし、それでも「Excelシートのフォーマット」や「仕様書」をきちんと管理しているケースはまれです）。

　そして何よりも問題なのは、このようにフォーマットもバラバラで、情報システム部門も管理していないExcelシートが、「ERPと連携して使うツールのナンバーワンでもある」ということです。つまり、社業の中核を担うものとして情報システム部門がきっちりと管理しているERPに、情報システム部門がまったく管理していないExcelシートを連携させて使うというアンバランスな体制から、システム運用管理上の大きな落とし穴が生じやすいのです。

「Excelシートに埋もれた業務ノウハウを掘り起こせ！」

　では、その“落とし穴”とは具体的にはどういうものなのでしょうか？ 今回は、このような事態に悩み、「ERPと連携させるうえで、Excelシートをどう取り扱うべきか」を考え抜いた中堅製造業、G社のケースをご紹介しましょう。