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■コミュニケーション
 
あなたはまだそんな「仕様書」を書いているんですか?――ダメダメ「仕様書」の改善提案書
●宮古 環=著
●秀和システム 2009年1月
●1400円+税 978-4-7980-2175-1
2009年4月から、ソフトウェア受託開発にも工事進行基準が原則適用となる。これにより開発現場では、顧客との合意点やその妥当性を明確にする仕様書が必ず要求される。プログラミングではミスがあるとコードをコンパイルできないが、仕様書では「使えない仕様書」が作られ、使われてしまう場合がある。そして、プロジェクトで利用する技術に詳しくても使える仕様書が書けるとは限らない。本書は、こうした問題を解消する技法を紹介する。
現場の技術者が仕様書を書けない理由として「お客さまが悪い」(=自分は悪くない)といったり、予算や技術要因を持ち出したりすることが多いが、「それは無理だが、○○の条件ならできる」「その方法ではなく、お客さまの欲しいものを作るには○○の条件で、○○すべきだ」といった前向き(全否定ではなく部分否定の)意見に変えなければ始まらない。
お客さまとのコミュニケーションは、キャッチボールのように相手に意見を投げてもらい、それを受け取って自分の意見を投げ返すことが必要だ。相手の言いたいことがよく分からないときは「つまり何が言いたいのでしょうか?」という「魔法の言葉」を投げることが有効だ。しかし、状況により相手の気分を害すだけに、「つまり、こういうことでしょうか?」と少し変形させて柔らかくし、相手の意見を代弁することが大事だ。もちろん、これでも気分を害する人がいるが、相手が気に入ってくれる答えを、自分が出せるまで続ける必要がある、と説く。
ほかに流れの把握、議事録の書き方、レビューを成功させるコツなど、基礎・基本を特に分かりやすく説明している。コミュニケーションや文章力が鍛えられるだけでなく、仕様書のメンテナンスにも言及していて有益だ。(ライター・生井俊)
 
プロSEが教える! 自分のアタマの中を伝える技術
●岩田 宗之=著
●日本実業出版社 2008年11月
●1400円+税 978-4-534-04463-1
 パソコンやインターネットの普及・発達により、誰でも簡単に紙/デジタルの資料を作成できる時代になった。そのために、「話す」ことに比べずっと難しい、「書く」ことが必須の技術になってきている。本書では、話すこと、書くことをひっくるめて「伝える」技術をテーマに、頭の中のイメージを形にする方法を紹介する。
そもそも話が通じないのはなぜだろうか。話を聞く側の問題点は、そのまま話す側の問題点でもある。そして、一概にどちらが悪いといえない問題だ。話し手は「相手の理解力がない」と考え、聞き手は「話し方が悪い」と思いがちになるが、ここで必要なのは「話は伝わらないことが当たり前」と考えることだ、という。。
自分の考えを表現するのに、王道はない。表現することは考えることであり、それをノウハウとテクニックでマニュアル化してしまうのは危険だ。また、うまく書けない、何を書いたらいいのか分からないのは、文章のテクニックがないからではない。どうしても要領を得ない文章になるのは、自分でもそのことがよく分かっていないからだ。書くことよりも、まずは話すことから始めると考えが深まる効果が期待できる、とも説く。
効率的な説明手順や言葉の意味の説明方法、階層構造の順序、図やグラフを使った表現方法など、内容は多岐にわたる。著者が「王道なし」というように、伝えるための“1つの気付き”として利用してはいかがだろうか。(ライター・生井俊)
 
RFP作成実践!ガイド――ベンダーに伝わる業務要件の書き方
●MPUF RFP研究会=著/Microsoft Project Users Forum=監修
●アスキー・メディアワークス 2008年9月
●2200円+税 978-4-04-867369-3
システム開発におけるトラブルが後を絶たない。それは、ユーザーの生の期待と、コンサルタントやベンダのフィルタを通ったユーザーの期待とが一致しないことに起因している。この原因を取り除くためにユーザー自身の手によってRFP(提案依頼書)を作成し、ベンダに提示することが求められている。本書は、ユーザーがテンプレートを使い、RFPを作成する方法をストーリー仕立てで紹介する。
「簡単! RFPテンプレート」とは、業務要件を記述したり、課題を整理するためのシートなど、RFP作成に必要な雛(ひな)形と、それを使ってRFPを作成するためのガイドから構成されているもの。その中でカギを握るのが、「3点セット」といわれる業務環境図と業務記述書、業務フローの3つのシートだ。このテンプレートを使い、あるがまま(As-Is)とあるべき姿(To-Be)を作成していく。
As-IsとTo-Beそれぞれの「3点セット」作成で使用するテンプレートは同じだが、誰に向けて、何に使うのかが大きく異なっている。例えば、As-Is3点セットの目的は「業務の現状を可視化して、現状の問題点を洗い出す」ことで、To-Be3点セットなら「RFPの業務要件として、業務のあるべき姿を具体的に表現する」ことにある。これらは目的や閲覧対象、性質、用途の違いがあるほか、それぞれの「心構え」の部分が大きく異なる。そこを正しく認識していくことが3点セット作成の肝となる、という。
本書には「簡単! RFPテンプレート(第2版)」などを収録したCD-ROMが付属。ストーリーを読みながら、この支援ツールであれこれ入力してみると理解が深まるだろう。RFPをどう作成すべきか、また業務要件がうまく作成できないなどで悩んでいるユーザー企業・組織の担当者向け。(ライター・生井俊)
 
Web担当者を育てるコミュニケーション力
●玉井 光則、佐藤 有美=著
●技術評論社 2008年5月
●1780円+税 978-4-7741-3467-3
 Webサイトやそれに関連する各種コミュニケーション手法を、どのように企業活動に役立てていくか――。「技術的なことが分からないから、仕事がうまくいかない」と考える担当者は多い。本書では、担当者はもちろん、悩めるクライアントを助けたい制作会社(Web屋)の問題を解決する「Webコミュニケーション」を説明する。
まず、問題解決の鍵になるのは「クライアント力」だ。クライアント力とは、Webサイトの成功を導くために担当者に求められる能力のこと。それは、「社内コミュニケーション能力」「制作サイド(Web屋)とのコミュニケーション能力」「ユーザーあるいは消費者のためのコミュニケーション能力」の3つから構成される。大切なのは、社内の情報を集約したり、調整したり、コンセンサスを形作ることで、これが制作を左右する。
Webサイトを作るという行為は目的ではない。商品購入や資料請求・お問い合わせなど、ユーザーによる何らかの「フィードバック」が目的である以上、ユーザーとコミュニケーションが成立していることがサイト運営で大前提となる。ホスピタリティ(おもてなし)を意識することで、ほかのWebサイトとの差別化や親近感の醸成、生の情報を得ることができるようになり、サイト運営の喜びやユーザー満足につながる、という。
サイト構築時に気を付けることとして、動線設計(本書表記ママ)や社内のチーム体制を整えることに加え、表現に一貫性を持たせる「トーン&マナー」やエスカレーション、メール対応期限などのルール決めにまで言及している点が実践的だ。(ライター・生井俊)
 
「Webコンサルタント」という選択――成長企業のトップはすでに活用している
●Webコンサルタント研究会=著、フリーセル=監修
●幻冬舎メディアコンサルティング 2008年3月
●1200円+税 978-4-344-99620-5
 事業拡大に何の役目を果たしていない企業のWebサイトが多い。専属の担当者を置く余裕のない企業の言い訳も分かるが、社外の専門家「Webコンサルタント」のサポートを受ければ、ビジネスのチャンスが広がるかもしれない。本書では、Webコンサルタントを活用した成功事例を取り上げながら、Webマーケティングについて解説する。
会社案内のパンフレットのように、Webサイトを作ること自体が目的になってしまったケースがよくある。なぜ、このようなものしかできないのか? それは「Webで何をしたいか」というビジョンなり戦略なりを企業側が持っていないからだ。活用の仕方次第では、営業や販売担当者の代わりに働くことも、リクルーターやコールセンターのオペレーターの仕事も担う。つまり、Webサイトを作ることは、経営計画と事業計画を立てることと同じといえる。
自社サイトを評価する方法として、「アクセス解析データの検証」「閲覧者の声の拾い上げ」「他社サイトとの比較」の3つを取り入れる。Webサイトの使いやすさやコンテンツの内容を見直す上で、実際にサイトを訪れた閲覧者の声は欠かせない。声を拾い上げるためには、実際にビジネスでお付き合いのある方にお願いして感想を聞くのもひとつ。一般の人を対象にアンケートを実施したいときは、プレゼント企画と絡めることでたくさんの声を集めることもできる。この消費者の声を集めることは、改善に役立つだけでなく、顧客の属性や傾向を探るマーケティング資料としても活用できる、と説く。
後半ではWebコンサルタントに依頼するメリットを紹介、客観的な判断とトレンドに関する知識、時間短縮の部分で有益だとまとめている。企業サイトの効果的な利用方法を考えている方からWebマーケティングについて深掘りしたい人まで、幅広く活用できる内容だ。(ライター・生井俊)
 
SEのための図解の技術、文章の技術――ユーザ、顧客に理解される秘訣、誤解されない極意
●谷口 功=著
●技術評論社 2007年12月
●1980円+税 978-4-7741-3286-0
 SEが作成するユーザー・顧客向けの文書は、システム開発や運用において非常に重要な役割を果たす。その文書を軽視すると、手痛いしっぺ返しを受けることはご存じの通りだ。本書では、SEがユーザーや顧客に提示する文書を、読みやすく分かりやすいものにする指針を示す。
読み手は、文脈に沿って順番に文や図解を読んで、書かれたものを理解していく。1つ1つの記述の理解を積み重ねて、結果としてまとまった全体を理解する。そこで、読みやすく分かりやすい内容にし、記述を進めやすくするためには、文書の構成と展開を考えてから、実際の記述を始める必要がある。読みやすい文章は、典型的には「章−節−項」「大見出し−中見出し−小見出し」のように、階層構造に構成された文書だ。このように全体を分割することで、文脈や要点が明確になる利点がある。
正確に意味を伝える文の表現技術として、まず、可能な限り文を短くすることが求められる。文を短くすると、書き手は1つの事柄のみを的確に表現する必要があるが、読み手は1つの明確な意味に解釈できる。また、読み手は主語と述語の関係を理解できて、はじめて文の意味を了解できる。そのため、述語はできるだけ主語の近くに置くと理解しやすくなる、と説く。
本書の後半では、図解表現技術を扱い、図解表現と文章表現の補完関係を説明する。文書作成に苦手意識を持っていたり、誤解が少なく分かりやすい表現方法を模索している技術者に、ぜひ文章トレーニングやその技術の再確認に利用してほしい。(ライター・生井俊)
 
ハッピィ・エンジニアリング──新しいシステム開発の処方箋
●吉田 智彦=著
●ソフトバンク クリエイティブ 2006年6月
●2200円+税 4-7973-3274-3
 システム開発は、新しい技術を活用したからといって優れたものが作れるわけではなく、新しい方法論を持ち込めば成功するというものでもない。本書では、海外理論や単なるケーススタディではなく、相互理解や自分の使命の明確化、ゴールの共有のための道筋を示している。
 システム開発で「同一のプロジェクトはひとつたりともない」とはいうが、ゼネコンは同じビルではなくても期日にビルを建てられるし、プラント建設も期日にサービスインできるはずだ。同一ではない顧客の問題を解決に導いていくことがシステム開発における命題だが、「ひと山いくら」の開発者を集め、できない理由を並べざるを得ない状況をみると、システム業界は「人手余って人材足らず」という言葉で語られるほど、レベルが低いという結論にいき着く(第2章)。
 公式な会議には、作業の当事者ではない人間も多数出席する。会議の結果として取り入れられる意見は、「正論」ではなく、「声の大きい者の意見」だ。非公式なコミュニケーションの場合、なんらかの問題を発見したものが主導になり、その場その場で作業の当事者同士が詳細を詰めていくことができる。しかし、大きなプロジェクトではメンバー全員への徹底が難しくなる。公式・非公式の長所・短所を見極めてどう使い分けるかが、プロジェクトをスムーズに進めるポイントになる、という(第5章)。
 システム開発にかかわるユーザー企業、SIベンダ、下請けの開発会社という立場を問わず、関心のある項目を実践していくだけでも、プロジェクトが引き締まることだろう。(ライター・生井俊)
 
ビジネスブログのつくりかた
●齋藤伸也/小暮正人=著
●秀和システム 2005年4月
●1300円+税 4-7980-1015-4
 多くの個人が利用するようになったブログ。「ブログ=日記」と思う人も多いが、情報を手軽に発信できるブログはビジネスでも活用できる。本書はビジネス視点から、ブログで情報発信していくまでの戦略や手法、効果の検証などをまとめている。
 第2章では基本戦略の設定を解説する。目的のほか、ターゲット(誰に伝えるか)、テーマ、コンテンツ(どうやって伝えるか)、書き手の設定をし、最後にブログタイトルを決めて方向性を打ち出す。それを受け第4章では、無料・有料のブログサービスやブログソフトウェア「Movable Type」を紹介、それらを活用した構築・運用方法を説明する。また、レイアウトやカテゴリ分け、コメントの削除に関するポリシーをどうするかなどを扱う。
 ブログの初歩から知りたい方は、ホームページとの違いや運用コスト、情報発信の仕組みをQ&A形式で解説する第1章を、何から手をつけたらいいか分からないときは、建築会社、宿泊施設、美容室、病院、学校などのビジネスブログ事例を紹介する第3章を参考にしたい。「ブログとは何か」という基礎から知りたい人向け。(ライター・生井俊)
営業が変わる──顧客関係のマネジメント
●石井淳蔵=著
●岩波書店 2004年6月
●780円+税 4-00-700114-6
 本書は、「営業という仕事の意味」という読み物から始まる。“お客さんのための営業”や“ノルマ”の意味について、先達の言葉を引用し営業の本質を問う。
 第3章「属人の営業と組織の営業」では、1人の営業マンが深くお客さんに食い込む属人的な営業ではなく、組織でアプローチする営業のメリットをうたう。住宅販売の現場では、モデルハウスの宣伝広報、お客さんのニーズの聞き取り、研究所への案内など、仕事がきちんと分解されている。それぞれの分野の責任者が明確になると、ムダが省けるだけでなく、営業担当者それぞれの能力(専門性)の向上にも役立つ。そして、専門化されたすべての分野を一通り理解したとき、一人前の「お客さん担当」になれるという。
 前半部分は営業の技術について語られるが、後半はそのマネジメント手法へと展開する。営業をプロセスでとらえ、案件の進ちょくを管理することから始まり、最終的には“お客さんとの継続的な関係”を重視する仕組み作りを目指す。CRMの強化を考えているマネージャやSFA導入を提案したいSEに、本書でその前提となる「プロセス営業」を学ぶことをお勧めしたい。(ライター・生井俊)
なぜあの人だと話がまとまるのか?
●田村洋一=著
●明日香出版社 2004年1月
●1500円+税 ISBN4-7569-0716-4
 紛糾していた会議や泥沼化していたプロジェクトが、あるとき突然動き出したり、まとまったりすることがある。こうした「話がまとまる」という現象には、原理があるという。そしてそれは訓練次第で身に付けられるという。
 本書は、ファシリテーションのプロが経験に基づて「話がまとまる」原理とやり方を語っていく。これはロジカルシンキングや問題解決アプローチとは異なり、技法というより視点の持ち方だといえる。
 ファシリテーションの本ではどのようなプロセスで行うか(How)の部分に焦点が当たりがちだが、ここではなぜそれを行うか(Why)を重視し、チームや組織においては「ビジョンや目標をチームに与えること」──すなわちリーダーシップのスキルを強調する。そして「緊張構造」(ビジョンと現実のギャップ=P・センゲのクリエイティブ・テンションに同じ)を中心に戦略的なファシリテーションを実現していく技法を解説する。
 難しい理論や込み入った解説などなく、簡単に読み終えることができるが、プロジェクトの運営に行き詰まったり、メンバーとの付き合い方に迷ったりしたとき、繰り返し読んでも道を示してくれる──そんなガイドブックとなりそうだ。
会社というおかしな場所で生きる術──「使われる」サラリーマンから「使いこなす」サラリーマンへ
●柴田英寿=著
●実業之日本社 2004年5月
●1400円+税 ISBN4-408-10588-0
 「キミは、がんばっているのになかなか評価されていないが、見ている人は見ているから」という人がいる。果たして、それは必要なことなのだろうか。評価は自分を成長させていくためには大切だが、特定の誰かに評価されることは目的にならない、と本書はいう。組織論、人材論というより、自己啓発を中心にまとめられている。
 しがないサラリーマン脱却を目指す手法をまとめたのが第1章。会議で結論を先送りにすることを避ける、夜は5時半に帰る、儀式のような送別会は昼休みに行うなど、時間の無駄を排除するユニークなアイデアが並ぶ。
 第2章では「会社というおかしな場所で生きる術」として、頭の使い方を学ぶ。「机に座っていることや資料を作ることが仕事だと思ってしまうのは、仕事のできない人の典型的な考え方」だといい、仕事は午前中に片付け、昼間は人に会うことを推奨する。
 ダメ上司に出会ってグチをこぼしたり、悩むのではなく、いかに成長し、彼らや自分自身を変えていけるかが勝負。最近は安易に転職を考える人が多いが、まず不平不満のあるいまの職場で挑戦してみる気が出てくる一冊だろう。(ライター・生井俊)

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