業務システムのフロントエンドとしての
Microsoft Office Systemの実力（4） - Page2

　基本的にWebアプリケーションであるSharePointチーム・サイトは、通常はWebブラウザで操作することになる。Webブラウザの欠点は、すべての操作がWebページ単位で実行されるため、複数のリスト・データをまとめて入力したり変更したりする場合でも（例えば、複数のスケジュールを入力するなど）、1つずつWebページを開いて入力しなければならないことだ。例えば、20個あるリストのステータスを「作業中」から「終了」に変更しなければならないとすると、リストの各項目に対応するWebページを開いて、ステータス項目を「作業中」から「終了」に変更し、保存するという作業を20回繰り返すことになる。面倒なだけでなく、こうした入力作業が常態化するような場合は、作業の生産性を大きく低下させることになる。

　しかしOffice Professional Edition 2003をインストールしている場合は、SharePointサイトをブラウザで操作する場合も「データシートで編集」機能が使える。これは、IEからActiveXベースのコンポーネントを起動し、この内部でExcel形式で複数リストのデータをまとめて編集できるようにするものだ。例えば次は、SharePointのドキュメント・ライブラリをIEで表示したところである。各リストのプロパティを変更するには、項目のリンク文字をクリックして、その項目に対応する編集用ページを表示する必要がある。

図10 ドキュメント・ライブラリをIEで表示したところ リストのプロパティを変更するには、通常は各項目のリンク文字をクリックして、プロパティ編集用のWebページを表示する。しかしMicrosoft Office Professional Edition 2003をインストールしているなら、「データシートで編集」機能が使える。 　 これをクリックすると、ローカル・コンピュータ側でデータシート・コントロールが起動され、データが内部に表示される（図11参照）。

図11 データシート・ビュー 複数のリストのデータがExcel形式のActiveXコントロール内部に表示され、編集可能になる。 　 データシート・ビュー。複数の項目を一挙に変更し、それらを一括更新することができる。

　Outlook 2003には、SharePointとのさまざまな統合機能が組み込まれており、Outlook 2003からシームレスにSharePointサイトを操作できる。主要な機能のいくつかをまとめてみよう。

■予定表と連絡先リスト・サイトの同期

　Outlook 2003には、SharePointサイト上の予定表データ、連絡先データとのデータ同期機能が用意されている。これを利用すれば、SharePointサイト上の予定表データ、連絡先データをローカル・コンピュータにコピーし、オフラインで参照できるようになる（ただしOutlook 2003側でのデータの変更はできない）。データはオンラインのときに自動的に同期するが、必要なら手動で同期させることもできる。

図12 予定表の同期（画面拡大） SharePointサイトの予定表をOutlook 2003に同期させて表示したところ。データを同期すれば、オフラインの状態でもデータを参照できる。

■共有添付ファイル

　例えば、共有フォルダにファイルを置き、そのことをメールで相手に知らせる場合がある。これにはまず、エクスプローラなどで共有フォルダにファイルをコピーし、その後メール・ソフトウェアでメールを発信するという2段階の作業が必要だ。ファイルを相手に送るだけなら、ファイルをメールに添付すればよいが、それではドキュメント共有にはならない。

　SharePointサイトを利用できるOutlook 2003ユーザーなら、共有添付ファイルと呼ばれる機能を利用して、通知とドキュメント共有を手軽に行うことができる。これには、メールにファイルを添付する際に、共有添付ファイルを指定する。

図13 共有添付ファイルの指定 Outlook 2003の「共有添付ファイル」を使えば、メッセージの通知とドキュメントの共有を1つの作業で実行できる。 　 添付ファイルを指定し、このボタンをクリックする。すると作業ウィンドウに「添付ファイルのオプション」が表示される。 　 共有添付ファイルを指定するにはこちらを選択する。

　共有添付ファイルを指定すると、指定のドキュメントがSharePointサイトのドキュメント・ワークスペースに転送され（ドキュメント・ワークスペースが作成される）、そのコピーがメールに添付される。メールを受信したユーザーが添付ファイルを更新すると、ドキュメント・ワークスペース上のファイルが自動的に更新される。

図14 作成されたドキュメント・ワークスペース IEでSharePointサイトのドキュメント・ワークスペースを開いたところ。共有添付ファイルに指定されたファイルは、このようにドキュメント・ワークスペースに転送される。 　 共有添付ファイルに指定されたファイル。

■通知メールの仕分け機能

　SharePointサイトでは、ドキュメント・ライブラリにドキュメントが発行された場合、共有ドキュメントが更新された場合など、サイトの状態変化のイベントを通知としてメールで送信させることができる。

図15 通知メールの例 SharePointサイトでは、状態変化をこのようなメールとして通知させることができる。画面は「日報.doc」という共有ドキュメントが変更されたことを知らせる通知メール。

　Outlook 2003は、この通知メールに対してSharePointによって付けられるメール・ヘッダを認識し、通知メール独自の仕訳ルールを適用できる。

図16 Outlook 2003の［仕訳ルールと通知］ダイアログ Outlook 2003では、SharePointから発信される通知メールに対し、独自の仕訳ルールを適用できる。 　 通知メール一覧。ここから通知メールを選択して、特定の通知に適用するルールを指定できる。 　 通知メールの仕訳ルールを設定するにはこれをクリックする。

■会議ワークスペース・サイトの自動作成

　Outlook 2003で会議をスケジュールするとき、会議向けの共有ドキュメントなどを管理するためのポータル・サイトである「会議ワークスペース・サイト」を自動的に作成できる。このサイトでは、出席者一覧や会議の議題、ドキュメント・ライブラリ、決定事項、アクション・アイテムなどの情報がまとめられ、会議の事前準備や事後の情報共有に利用できる。

図17 会議ワークスペースの例 会議ワークスペースは、会議の事前準備や事後の情報共有に利用するものである。 　 会議の名称、開催日時、開催場所。 　 会議の趣旨。 　 会議の出席者一覧。出席確認の結果が「返信」の部分に表示される。 　 会議のアジェンダ（議題）。 　 ドキュメント・ライブラリ。ここでは、会議用資料を事前に準備したり、事後の情報共有に利用したりする。

　会議ワークスペース・サイトは、Outlook 2003で会議予定を入力する際、会議出席依頼の送信用ウィンドウから作成できる。

図18 Outlook 2003の会議通知用ダイアログ 会議通知ダイアログから「会議ワークスペース」のボタンを押すことにより、SharePointサイト上に会議ワークスペースを作成できる。 　 このボタンをクリックすると、右の「会議ワークスペース」作業ウィンドウが表示される。 　 このボタンをクリックすると、会議ワークスペースが作成される。

　これまでは主にWord 2003とOutlook 2003とSharePointとの統合機能について具体的にご紹介してきた。これらを含め、Microsoft Office Systemの各アプリケーションと、それらで利用できる主だったSharePoint統合機能をまとめると次のようになる。

　表の「インライン・ディスカッション」とは、共有ドキュメントへのコメントを保存、参照可能にするものである。この機能によってドキュメントに付けられたコメントは、SharePointサイトからドキュメントを開くときにはいつでも参照できる。

　またExcel 2003およびAccess 2003では、SharePointサイト上の一覧をローカル・コンピュータにインポートしたり、逆にSharePointサイトに対してエクスポートしたりできる。

　これまで4回にわたり、Microsoft Office Systemの主要な特長について解説してきた。

　ユーザー定義XMLスキーマ対応が追加されたMicrosoft Office Systemでは、企業ごとに異なるビジネス・ニーズに対応したフォーマットでデータを操作したり、表示したりできる。また、もともとは文書作成という非定型業務向けアプリケーションであるWord 2003がユーザー定義XMLスキーマをサポートするようになったことにより、定型業務で扱うデータベースと、非定型業務で扱う文書を連携させることが可能になった。Microsoft Office Systemでは、Excel、AccessやWordなどによる定型業務と非定型業務を融合し、データ連携だけでなく、データを入力時点で検証して入力ミスを防止したり、データのフィルタリング／標準化を行ったりできる。

　貧弱なユーザー・インターフェイスや操作パフォーマンスの低さから、特に大量のデータ入力が求められるような分野では、Webアプリケーションの欠点が浮き彫りになってきた。この問題を解決する手段の1つとして、リッチ・クライアントが見直されている。Webサービス対応が強化されたMicrosoft Office Systemでは、Webサービス・インターフェイスを持つバックエンド・システムのフロントエンドとして、OfficeをWebサービス・コンシューマとして柔軟に活用できるようになった。リッチで素早い操作が可能なOfficeをフロントエンドとして使いながら、サーバ・サイドのビジネス・ロジックやデータベースにWebサービス経由でシームレスにアクセスできる。Windowsアプリケーションの長所と、Webシステムの長所をうまく融合させる手法として、普及が期待されるソリューションである。

　IT化による利便性向上の半面で、コンピュータ・システムやネットワークを悪用した攻撃や情報漏えいなどのリスクが増大している。信頼性が重視される企業の情報システムでは、「動いているものは触らない」という論理がまかり通りやすいのだが、次々と明らかにされるセキュリティ・ホールの存在や、新たな攻撃手法が次々と登場する現状をかんがみれば、守りに終始するのでは、増大するセキュリティ・リスクに対処できない。セキュリティ・リスクを管理しながらIT化の恩恵に浴するには、最新のセキュリティ技術が組み込まれた新しいソフトウェアを積極的に導入するしかない。Microsoft Office Systemでは、デジタル署名機能やマクロのセキュリティ機能、IRM（Information Rights Management）、メールのビーコン・ブロック機能など、数々の新しいセキュリティ保護機能が搭載されている。

　Microsoft Office SystemのSharePoint統合機能により、OfficeをSharePointサイトのフロントエンドとして活用できるようになった。日常のビジネス・アプリケーション環境であるOfficeを使いながら、シームレスにSharePointサイト上の情報を操作したり、情報を共有したりすることが可能だ。現場レベルでのカスタマイズなど、本当に役立つ情報共有環境に育てるには試行錯誤を重ねる必要はあるが、Microsoft Office 2003 Editionsはそれを強力に支援するデスクトップ・フロントエンドになるだろう。

　Microsoft Office Systemは、ネットワークとサーバ・サイド・システムを前提とするビジネス・フロントエンドとしてさらなる進化を果たした。加速するビジネス環境の変化を味方にし、競争力向上の原動力とするために、最新のITテクノロジが搭載されたMicrosoft Office Systemの活用を検討されたい。

（本連載は今回で終了です。ご愛読ありがとうございました）

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index 業務システムのフロントエンドとしてのMicrosoft Office Systemの実力
第1回 バックエンド・システムとの連携を強化するMicrosoft Office SystemのXMLスキーマ対応
第2回 Webサービスで変わるMicrosoft Office 2003 Editionsビジネス・アプリケーション環境
第3回 最新のセキュリティ対策機能を搭載したMicrosoft Office System
第4回 ビジネスマンの貴重な時間を節約するMicrosoft Office Systemのチーム管理機能
	Page1 次世代のナレッジマネジメント環境を実現するSharePointテクノロジ SharePointサイトとの統合機能を提供するMicrosoft Office System ドキュメントの共有と管理
	Page2 「データシートで編集」機能の追加 Outlook 2003とのSharePointとの統合 Microsoft Office SystemアプリケーションとSharePointの統合 ナレッジ・ワーカーを強力に支援するMicrosoft Office System