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帳票FAX

FAXソリューションは、ASPサービスの時代
─初期投資ゼロで帳票FAX送信システムを構築

大量のFAX送受信を行う企業では、省力化・コスト削減のためにFAXサーバを導入するのが一般的だ。だが、実際にFAXサーバを導入するとなると、システム規模もコストも大きくなりがちで、それなりの開発期間と投資が必要となる。FAX送信業務の効率化とコスト削減という課題を一挙に実現するのが、NTTコミュニケーションズが提供するASP形式のFAXサービス「iFAX」だ。
   

帳票のFAX送信業務の課題

 企業間取引の効率化のため、EDI・Web EDIなどの利用が拡大しているものの、実際のビジネスにおいては、従来のFAX取引もなくすことができないというのが現状だ。

 注文書や納期回答書、支払通知書など、大量のFAX送受信を行う企業では、業務の効率化が急務だ。しかし、自動FAX送信を実現するためにFAXサーバを導入するとなると、大掛かりなシステム開発や設備投資、保守・運用コストが必要となるため、そのハードルは高い。

   

FAX ASPサービスで帳票FAX自動送信を実現

 FAX送信業務の効率化とコスト削減──。これらの目的を同時に達成できるソリューションとして紹介したいのが、NTTコミュニケーションズの「iFAX」だ。

iFAX 帳票FAXサービス 帳票生成イメージ
図1 iFAX 帳票FAXサービス 帳票生成イメージクリック >> 図版拡大

 

POINT1
初期投資が不要、面倒な設備管理をアウトソーシング

 iFAXは従量制のASPサービスなので、大掛かりなシステム開発なしに帳票の自動FAX送信を実現できる。自前のシステムや大量の回線が不要だから、保守・運用に関するコストもゼロだ。

 社内システム側で行う必要があるのは、基幹システムからのデータ出力・送信のみ。データ送信は、CSVファイル(HTTPS/FTP)、またはメールの添付ファイル(SMTP)でiFAX側に送るだけだ。これらは汎用プロトコルなので、既存システムの変更を最小限に抑えられる。iFAXに送信する簡単な仕組みを用意すれば、全自動の帳票FAXシステムが短期間に構築できるというわけだ。

POINT2
システム連携に対応、大量のFAX送信も迅速

 CSVファイルをデータ出力する場合、iFAX側で帳票イメージを生成し、宛先にFAX送信する。つまり、FAXサーバだけでなく、自前の帳票生成エンジンも不要なのだ(図1参照)。

 また、自前の帳票生成エンジンを流用することもできる。この場合、メール(SMTP)でiFAX宛に送信するだけで、システム連動の自動FAX送信を実現できる(図2参照)。

「既存帳票生成エンジン+iFAX」の利用イメージ
図2 「既存帳票生成エンジン+iFAX」の利用イメージ

 いずれの場合も、iFAXが持つ処理能力と豊富な回線キャパシティにより、大量のFAX送信を短時間に行うことが可能だ。

POINT3
多種多様な帳票レイアウトに対応、プリンタ並みの高画質

 iFAXに登録する帳票フォーマットは自由に設定することができ、お客さま独自のものにすることも可能だ。特定の相手先には指定伝票で送付したいという場合でも、帳票設計を指定することで宛先ごとに帳票フォーマットを変えてFAX送信できる。

 また、システム側で生成したイメージを相手先のFAXに送るため、細かい文字もつぶれることなくプリンタ並みの高画質で送信可能だ。

POINT4
セキュリティ対策も万全

 帳票用データは企業の機密情報を多く含んでいるため、外部に漏えいすることがないよう、セキュリティ対策が不可欠だ。自社からiFAXへの接続には専用線を選ぶことができる。インターネット接続する場合でも、HTTPSでデータを暗号化して送信することが可能だ。

POINT5
充実のFAX送信管理機能

 iFAXでは、宛先へ届いたかどうかを通知するメールを受け取ったり、Web画面で確認したりすることが可能だ。通話中などの理由で届かない宛先があった場合、簡単な操作で再送信することもできる。その他に、検索機能、配送履歴のダウンロード機能なども提供されており、運用管理負担を大幅に軽減させることが可能だ。

POINT6
安心のサポート体制

 24時間365日、NTTコミュニケーションズがフルサポート。耐震・耐水・耐火性に優れたNTTデータセンタでシステムを運用しているため、万が一の災害発生時も安心だ。

POINT7
様々な業界で導入済み、確かな実績

 金融機関から取引先への支払通知書の送信や、旅行会社から宿泊施設へのお客さま予約情報の送信など、iFAXの帳票FAXサービスは、その信頼性と有用性から様々な業界で採用されている。

 iFAXの通信料金は、平日昼間※1が25円(税込26.25円)/頁、夜間・土日祝日※2が19円(税込19.95円)/頁の従量制で、基本料金などは一切不要。FAXサーバの構築/リプレイスを考えているなら、iFAXの利用を検討してみる価値はあるはずだ。

※1:平日昼間とは午前8時〜午後7時の時間帯を指します。
※2:夜間とは午後7時〜翌日午前8時の時間帯を指します。


「iFAX」とは?

 iFAXは、電子メールとFAX間の双方向通信を可能にするネットワークサービス。メール→FAX、FAX→メール、FAX→FAXの送受信を可能にする。

iFAX(インターネットFAX)サービスイメージ
図3 iFAX(インターネットFAX)サービスイメージ

一斉同報送信 簡単な操作で国内・海外の大量の宛先へ一斉に原稿を送信可能。
時刻指定送信 相手先に送信開始する時刻(発信時刻から最大4日先まで)を発信時に指定可能。
再コール・再送信 相手先のFAXが話中の場合、iFAXが自動的に再コール(2分間隔で15回)。また、届かない宛先があった場合、簡単な操作で不達宛先のみ再送信可能。
受付通知・
配送結果通知
サービス受付/受付不可、各宛先への配送結果に関する情報を発信元へ通知。
着信課金
(オプション)
通信料金を着信側が負担。FAX版フリーダイヤルとして利用可能。
バッファリング機能 複数の相手先からの着信が集中しても、iFAXが原稿を蓄積することにより、FAXの混雑を解消。
国際FAXサービス 国内のメールやFAXから、海外のFAXへ送信可能。国内・海外の宛先を混在した一斉送信もOK(別途「国際通信」のお申し込みが必要です)。

 

   

iFAXの導入事例

 iFAXは、システム連携でも豊富な実績を持っている。

 ある宿泊予約サイト運営会社では、予約システムの一部にiFAXを利用している。予約サイト利用者がWeb経由で予約登録した情報をシステムからiFAXにメール送信するようにしたことで、全自動で各宿泊施設宛にFAX送信する仕組みを構築した。

iFAX Web連携FAXシステム導入事例
図4 iFAX Web連携FAXシステム導入事例クリック >> 拡大

 この結果、以下のような導入効果を得たという。

 
人件費の削減
  従来の手動FAX送信から、システム連携で自動FAX送信へ
 
管理負担の軽減
  メールやWebでFAX配送結果を確認可能、再送信も簡単
 
苦情件数の削減
  プリンタ並みの高画質送信により、正確な情報連絡が可能に

 その他にも、FAXダイレクトメール送信ソリューションや受発注FAXシステムをはじめ、個人情報保護法の施行により注目されているFAX誤配信防止ソリューション、IVR音声自動応答装置ASPサービス(Vポータルダイレクト)との連携ソリューションなど、iFAXは様々な用途に使われている。より詳細な導入・活用事例はホワイトペーパーとして用意されているので、下のホワイトペーパーダウンロードセンターから入手して欲しい。

 初期投資ゼロでNTTコミュニケーションズによる24時間365日のフルサポートのFAXサービスを利用できるiFAX。FAXシステムの導入およびリプレイスを検討しているなら、iFAXソリューションが絶対にお勧めだ。

お問い合わせは iFAXサービスセンタへ
事例やサービスの詳細情報、資料請求をご希望のお客さまは、以下のiFAXサービスセンタまで、お気軽にお問い合わせください。
NTTコミュニケーションズ株式会社
iFAXサービスセンタ

0120−161−011
受付時間 : 平日 午前9時〜午後5時
(土日・祝日は除く)
Mail : cic@ifax.olink.ne.jp

提供:NTTコミュニケーションズ株式会社
企画:アイティメディア 営業局
制作:@IT編集部
{掲載内容有効期限:2007年9月19日
 
NTTコミュニケーションズ「iFAX」

お問い合わせは iFAXサービスセンタへ
事例やサービスの詳細情報、資料請求をご希望のお客さまは、以下のiFAXサービスセンタまで、お気軽にお問い合わせください。
NTTコミュニケーションズ株式会社
iFAXサービスセンタ

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受付時間 : 平日 午前9時〜午後5時
(土日・祝日は除く)
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