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確実に伝わり、次の行動につながる “組織としての情報システム”を熟慮せよ

		情報活用の主役、グループウェア

　意思決定主体が外部環境と内部状態を知り、その時々で適切な判断を下すため、使われるもの――それが「情報」だ。情報という概念が“発見”されたのは20世紀に入ってからだが、そのはるか以前より、生物は情報を活用してきた。複雑な自己制御機械（コンピュータ）や社会システム（組織や市場）にとっても欠かすことのできない存在である。

　企業をはじめとする組織は、「それ自体が情報処理システムである」と見なされることがあるように、情報の有効活用が求められる。「その判断を下すのに必要な情報は何か？」「どこから情報を入手できるのか？「その情報をどのように処理し、誰に伝達し、誰が決断するのか？」「○○したら、××するというように意思決定の自動化は可能か？」――など、情報を中心に考えた制度設計ではいろいろと考えるべき点がある。

　基幹系と呼ばれる情報システム（コンピュータ・システム）は、定型的な情報処理の自動化に威力を発揮するものだ。この系統に属するシステムは目的がはっきりしていることから、構築時にはきちんと“設計”が行われる。これに対して非定形な情報のやりとりを担うのが情報系と呼ばれるシステムだ。

　その典型が「グループウェア」だ。グループウェアは「グループによる共同作業を支援するソフトウェア」ぐらいの意味で、どのような機能がなければグループウェアとは呼べないなどと決まりがあるわけでない。おおむねのところ、会議・設備予約、スケジュール共有、ファイル共有、電子掲示板、電子メール、ワークフロー管理などの機能を持つといっていいだろう。これらの機能を個別に提供するのではなく、統合化してある点が大きな特徴である。

　日本のオフィスでグループウェアが導入される目的の第1は、会議予約ではないだろうか？ 何らかの打ち合わせを行う際、各参加者の空いている時間を探して「会議」予定を各人のスケジュールに書き込むとともに、設備予約機能を使って会議室に予約を入れる、といったことが一括して行える。こうした調整作業を電話でやろうとすると、5人程度の会議でも相当な労力が掛かる。いまではグループウェアが当たり前となっているため、こうした苦労を忘れてしまった（あるいは経験したことのない）人が多いかもしれないが、グループウェア普及のうえで重要なポイントだった。

　しかし、歴史的にみると1990年代に大企業を中心にLANとグループウェアが普及した際の“キラーアプリケーション”は、電子メールとファイル共有の機能だった。ファイル共有による情報の蓄積・再利用は、オフィスを大きく革新するものだった。

　例えば、営業部門のスタッフが顧客への提案資料を作る際に、過去に作られた提案資料を再利用してスピーディな作業が可能になったり、生産部門が製造計画を立案する際に、過去の販売、調達、設計、製造などの実績データを素早く検索・参照して、綿密な計画策定を行ったりといった使い方だ。専用の計画立案システムを作るほどの投資はできないが、すべてを人手で行うのは手間が掛かり過ぎるという業務を大きく変えた。

		さらなる情報活用のために

　会議設定やファイル共有はすでに多くの企業で実践されており、「差別化」というよりも「置いていかれない」ための策になってしまっている。これに対して、企業の競争力強化のため、もっと活用した方がいいと考えられる機能の1つに電子掲示板や社内ブログ、SNSによる意見交換がある。

　掲示板で業務に関するアイデアを募ったり、意見交換したりできる“オンライン・コミュニティ”という戦略は古くからある。しかし、実現できている会社は一部に限られる。これは社風や社内制度、社員1人1人の情報スキルとマインドセットなどが関係すると思われるが、企業改革のテーマの1つとして考えることができるだろう。

　もう1つ、これからの機能を挙げるとするとワークフローだろうか。もちろん、稟議書、交通費の精算、休暇届や引っ越し届などの文書を関係者に回覧、承認などの処理を行うワークフローはすでに大企業を中心に導入されている。

　活躍の余地があると思われるのは、もっと小さなワークフローだ。「課長、ちょっとこれを見ておいてください」という処理は、オフィスの至るところで毎日発生している。今日では電子メールがこのフローを回しているかもしれないが、スパムの多い電子メールでは見落としなどのリスクが付きまとう。IT部門の手をわずらわせることなく、現場で簡易なフローを設定できる製品を導入すれば、小さな仕事の依頼でも依頼者は進ちょくを監視でき、受託者は個人ポータル画面で処理すべき仕事の一覧を見ることができるのだ。

　さて、オフィスにおける協働作業として意外に多いのが、複数の参加者で行う文書作成だ。作業量が多くなく、やりとりが少ないうちはワープロソフトの校正管理・版管理機能で対処できるかもしれない。しかし、世界中の拠点に散らばったプロダクトマネージャと設計技術者、生産管理者、セールス担当者が製品仕様書を作っていく――というような場合、ワープロソフトの回覧ではとても追い付かない。本格的な文書管理システムが必要だ。

　そこまで大規模なフローでなくても、社内で公式な文書を回していくには一定のアクセス権限管理の下、同一文書の変更・修正履歴を残せる「バージョン管理機能」が必要だ。大切な契約書が実は改ざんされていた、となっては目も当てられない。情報の発信・閲覧・承認などには権限の付与と管理が不可欠なのだ。

　情報はとても厄介なものだ。コンピュータ／ネットワーク環境下では、デジタル化された情報は簡単にコピーできるため、情報漏えいには十分気を付けなければならない。その一方で適切な情報がなければ人（そして企業）は、適切な意思決定を行うことができないため、適時適所への情報伝達・共有の仕組みを欠かすことができない。

　経済学的にいえば、情報（の取得）にはコストが掛かるとされるが、情報チャネル（情報を入手するルート）が確立されると、比較的安く情報を手に入れられる。どこにどんな情報があるのか分からない、というときに情報を探索・吟味するコストが高いのだ。

　また、情報は多ければいいというわけではなく、迅速であっても不正確な情報は現場に混乱をもたらすだけに終わる。そして必要な情報はフェイズや局面によっても異なる。ルーチンワークと新製品開発・新規開拓時、平時と危機発生時ではまったく違う内容の情報が求められるだろう。

　何より、情報活用は情報が十分に活用されているかどうかが大切だ。情報発信者が一方的に発信するだけなく、相手にきちんと伝わり、かつ理解し、行動や意思決定を変更したり、補強したりしてこそ、情報共有・情報活用だろう。

　社内（あるいは社外）の誰に何のために情報を伝えるか、そのタイミングやスパンはどうあるべきかといった“組織としての情報システム”をよく考えたうえで、企業の状況や風土に合致した情報活用ツールを導入して欲しい。

ソリューションFLASH Pick UP!

グループウェア「desknet's Ver.7」 企業が扱う情報量は増加するばかりだ。中堅〜大企業であれば、部署ごとにデータベースやストレージが設置され、ファイルサーバのハードディスクは追加してもすぐいっぱいになってしまうような状況だ。一方で、企業は「社内のノウハウや暗黙知をいかに有効活用するか？」に頭を悩ませている。企業内に分散している情報やデータを集約・有効活用するためにはデータウェアハウス（DWH）やビジネスインテリジェンス（BI）などを導入する方法があるが、これらはある程度の初期投資が必要になる。そこで見直すべきなのが、グループウェアによる情報活用だ。 エンタープライズ・コンテンツ管理「EMC Documentum」 増え続ける文書をどのように管理するか。あらゆる企業の現場に共通するこの課題をよく検討すると、「業務効率向上」や「コンプライアンス対応」という経営課題に行き着く。つまり、企業が抱えるこの悩みを解決すれば、情報共有によって業務効率の向上もコンプライアンス対応も実現するわけだ。その具体的な手段とは？

提供：株式会社ネオジャパン
EMCジャパン株式会社
企画：アイティメディア 営業本部
制作：＠IT情報マネジメント編集部
掲載内容有効期限：2009年4月24日