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帳票・ドキュメントのWeb化に、もう高度なテクニックは要らない!?
ノンプログラミングで構築できる
60万円からの入力フォーム開発ツール


 あなたはExcelやWord、紙で作られた帳票・ドキュメントに、毎月毎月同じ項目を手入力していて嫌になったことはないだろうか? さらに、作った書類はメール提出ならまだしも、最終的に印刷・捺印して提出する……。そんな状況を簡単に安く解決できるツールがある。

   


帳票やドキュメント入力の面倒くささにうんざりしてませんか?

 総務や経理に提出する交通費精算や備品購入申請書、営業が作成している見積書や企画書……われわれが日々出さなくてはならない帳票・ドキュメントは大量だ。そういった書類作成だけで、どれだけの時間を無駄にしているかなど、考えたくもないだろう。

 しかも、情報システム部へシステム化の要望を出しても、なかなかできあがらないか、要求とはまったく違った複雑なものができてくる始末だ。最終的には、システム部への要求はあきらめて、自部署のシスアド(システム・アドミニストレータ)などに頼んでマクロを組んでもらい、「これで多少はマシになったか」と満足してしまう……。これが多くの企業の現実ではないだろうか。

 ある程度システム化されている企業でも、システムが複雑であまり利用されていなかったり、差し戻しが不便、承認システムとの連動ができていなくて捺印が必要といった理由で効率化されていないケースが多い。また、特定のアプリケーションで文書を管理をしているような場合には、外部のパートナー企業などと文書を共有することができなかったり、独自の仕様でガチガチにシステムを構築してしまったため、柔軟な運用が困難になっているといったデメリットも考えられる。

 その原因の1つに、「システムを制作している情報システム部の人間が業務を知らない」点が挙げられる。この問題は、情報システム部のエンジニアが現場を知らないことから、「現場の人間が何をほしがっているのか?」を正確に把握できていないために起こる。一方、業務部門に所属し、業務を知っているシスアドなどはシステムを専門で企画・構築をする立場ではないため、Office AccessやExcelのマクロ、ホームページビルダーといったツールを駆使して部署のニーズに応えているケースが多い。

 そんな、ITのプロフェッショナルではないけれど、現場の業務をITで効率化したいシスアドや、システム開発の工数を減らしたいエンジニア向けなのが、ウイングアークテクノロジーズのフォームアプリケーションサーバ「StraForm-X」(以下、STX)だ。STXは、現在ExcelやWord、紙で運用している既存の業務ドキュメントをノンプログラミングでWeb化できる画期的なツールだ。

   

StraForm-Xの各種機能を使うと、
帳票を“元のデザインのまま”Web化できる!

 STXは「StraFormデザイナ」と「StraFormサーバ基本モジュール」という2つのモジュールで構成されている。最大の特徴は、標準技術のHTMLやXML、JavaScriptだけで作られており、ユーザーはWebブラウザのみで利用できる点だ。従って、ユーザーは自分のWebブラウザに特別なプラグインやActiveXなどを組み込む必要は一切ないので、セキュリティポリシーが厳しく、クライアントPCにこれらのツールをインストールできない企業でも容易に導入できる。

 StraFormデザイナは、ExcelやWord、紙で作られている既存の帳票やドキュメント、すでに存在するHTMLの帳票などを取り込み、元デザインを維持したままWebフォーム化することができるモジュールだ。Webフォーム作成時には、数々の入力支援機能「入力ナビゲーション」を埋め込むことができる点が特徴となっている。

StraFormデザイナの「入力ナビゲーション」機能の画面イメージ。このように項目をマウスで選ぶだけで入力支援機能を追加することができる(クリックで拡大)

 入力ナビゲーションとは、現在自分が入力している項目の色を変えて“現在自分が入力しているところ”を入力フォーム上に分かりやすく表示する「フォーカス」機能や、エンターキーを入力するたびにフォーカスを移動させる機能、IMEの自動起動、入力したテキストの左右寄せや数値のカンマ区切りといった機能を付加することできる機能だ。このように、ユーザーの入力支援機能を付加することによって、ユーザーの入力ミスを大幅に減らすことができる。フォームの作成者は、これらの機能をほとんどマウスでクリックしたり、選んだりするだけで追加することが可能であり、当然プログラミングする必要もない。

「[Enter]キーによるナビゲート」デモンストレーションへ。
なお、デモを動作させるには、Internet Explorer 5.01以上で、JavaScriptを有効に設定しておく必要がある。

 StraFormサーバ基本モジュールの役割は、ユーザーがWeb上で入力したデータを「HTMLファイル」と「XMLファイル」に分けて保存し、またユーザーが参照するときに両ファイルをオーバーレイして、元のフォームとまったく同じように表示することだ。フォームデータと中身のデータを別々に持っているため、デザインの自由度が上がり、どんな帳票・ドキュメントでも元のデザインと同じままWebフォーム化できるのだ。

 また、オプションで簡易ワークフロー機能を追加することもできるので、Webフォーム化した稟議書などの回覧などにも使える。また、XMLを利用しているので、SAPなどの基幹システムや、Officeシステムとの連携も可能となってきた。では、STXを使うと具体的にどのような利点があるのだろうか? 実際のケースを参考に見てみよう。

   


ある企業の場合〜Web化するだけでこれだけのメリットが

 一般的に、基幹システムに入らず、部門間にExcelや紙で存在するデータは企業内の全データの70%にも上るといわれている。よくある話だが、ある企業では経費精算や休暇申請、稟議書など、社内向けの多くの定型書類がExcelで用意されており、社員はそれに入力して印刷、捺印後、総務や経理に提出しているとしよう。

 こうした企業の場合、社内データの処理方式に大きく2つの問題がある。1つ目は多くのケースで、入力するたびに前回と同じデータを再入力しなければならないこと。2つ目は、経理部門が提出された書類を見ながら再度PCへ入力している点だ。この2点はどう考えても、非効率的だ。1点目の問題は現在のところ、Excelマクロ使ってある程度の項目を記録させることで何とか回避している。しかし、これでは経理部門の悩みは変わらないままだ。せめてExcelファイルをメールに添付して送信すれば再入力は免れるが、それでは押印による承認を経ることができないなど問題も多い。

StraForm-Xの利用イメージ。WordやExcel、紙の帳票・ドキュメントなどをWeb化できるうえに、RDBなどから過去のデータを持ってこれるので、何度も同じ入力をしなくてすむ。また、Webフォームから入力したデータはXMLデータとして各種システムと連携できるので既存システムを生かせる点も特徴だ

 このようなケースで、STXを導入した場合を考えてみる。まず、インポート機能を使えば、いままで使っていた各種Excelファイルを自動でWebフォーム(HTML)化することが可能だ。帳票・ドキュメントをWeb化した後は、書き込み可能領域をマウスでドラッグして入力方式を指定するだけで、リッチなWebフォームが完成してしまう。もちろん、プログラミングは一切必要ない。

 そして、1つ目の問題は、過去に入力したXMLデータを呼び出して再利用できる「プリセット」や、RDBの共通マスターからデータを呼び出すオプションの「DB参照」といった機能を利用することで解消できる。前述の「入力ナビゲーション」機能もあるので、ユーザーによる入力ミスが減るうえに選択項目を選ぶだけのフォームも増えるので、入力時間も大幅に減る。これらの機能により、毎回同じデータを入力していたケースは大いに作業が減るはずだ。

 帳票・ドキュメントのWebフォーム化によって、利用者はWebフォームからデータを入力するようになり、そのデータだけが経理に送られるので、2つ目の問題も解決される。さらにこの問題を軽減するポイントとなるのが、確認画面の同時生成機能だ。

 この機能は、経理などが金額などの確認に使用する「確認画面」が、入力画面の作成と同時に生成されるというのもの。通常、入力画面と確認画面は別々に作らなくてはならず、二度手間になっていたり、連携のミスマッチが起きる要因にもなりがちだ。しかし、STXでは入力と確認画面が同時に生成されるため、手間を半分に削減できるほか、データの整合性が一致しない心配が不要になる点が大きい。

   


既存帳票のデザインをまったく変えずにWebフォーム化できる!!

 このように、既存のファイルを簡単にWebフォーム化できるため、従来、情報システム部のエンジニアが行っていたフォーム設計作業を、部署のシスアドや一般社員でも作成できるようになる。つまり、他部署やシステム部を巻き込んで、全社的に導入していたようなシステムを部署単位で気軽に導入できるようになるということだ。そうすれば、前述のエンジニアと現場の間にできていたすき間を埋めることができるだろう。

 例えば、日報や経費精算、稟議書など、日々の入力頻度が高い外回りの営業部門だけでSTXを導入してみて、その後、そのほかの営業部やそのほかの部署に広げていくことも可能だ。

 そして、最も重要なのが“既存の帳票・ドキュメントのデザインをまったく変更する必要がない”点だ。STXは既存のファイルを取り込み、必要な部分をWeb上で記入できるようにするツールなので、既存の帳票のデザインをそのままHTML化することができる。紙の帳票であっても、イメージスキャナで取り込んで一度ビットマップ(.bmp)形式にすることでWeb化できる。STXでは、このように既存のデザインをまったく変更しなくてよいため、帳票・ドキュメントのWeb化やデジタル化に反対していた勢力を納得・安心させられるほか、新規で帳票・ドキュメントを作るときに比べて大幅に入力ミスも減らすことができる。

紙の帳票のイメージをほぼ再現した年末調整フォーム。実際の年末調整書類と見比べると、いかに細かく再現されているかが分かるはずだ(クリックで拡大)

   

既存コンテンツをXMLデータ化することで、
他システムとの連携も容易に

 それだけではない。STXは標準技術を使っているため、ほかのシステムとの融和性も高い。従って、最初は部署単位で導入し、その後、全社的に利用を広げ、既存の社内DBや基幹システムとの連携の必要が生じた場合でも、容易に対応できる点もありがたい。

 例えば、STXで作ったWebフォームから入力された「入力データ」は、フラットなXMLファイルで保存される。このXMLデータは、EAIツールを使って業務アプリケーションと連携させたり、ウイングアークテクノロジーズの多次元集計エンジン「Dr.Sum」に取り込み、集計・分析することもできる。フラットなXMLファイルは汎用性が高いので、取りあえず保存しておけば、後から意外な使い方ができるかもしれない。

 ウイングアークテクノロジーズは、ユーザーからの要望が多かった“承認フロー”の機能を盛り込んだオプション「チームフロー」を同年9月中旬ころにリリースする予定だ。

 いままで部内の紙やExcelの帳票・ドキュメント入力を非効率だ戸と感じてきた部署は、身近なシスアドでも作成・運用できるSTXを導入し、Webフォーム化してはいかがだろうか。きっと数カ月もしないうちにその利便性の高さが噂になり、いつの間にか全社導入にまで広がっているに違いない。興味がある方は、ぜひ以下から資料を請求してほしい。

「StraForm-X」の詳しい資料を差し上げます。
標準技術&完全ノンプログラミング設計の
入力フォーム開発ツール「StraForm-X」
StraForm-Xは、紙やWord、Excel、PDFなどで作成、運用しているさまざまな書式を取り込んでHTMLに自動変換。変換されたHTMLに入力エリアを指定していくことで、HTMLによる書式(フォーム)ができる。さらに、記入漏れやミスを減らすために入力支援機能を活用。書類作成の手間を省力化し、手戻りの少ない環境を提供する。

提供:ウイングアーク テクノロジーズ 株式会社
企画:アイティメディア 営業局
制作:@IT 編集部
掲載内容有効期限:2006年9月27日
 
「StraForm-X」の詳しい資料を差し上げます。
標準技術&完全ノンプログラミング設計の
入力フォーム開発ツール「StraForm-X」
StraForm-Xは、紙やWord、Excel、PDFなどで作成、運用しているさまざまな書式を取り込んでHTMLに自動変換。変換されたHTMLに入力エリアを指定していくことで、HTMLによる書式(フォーム)ができる。さらに、記入漏れやミスを減らすために入力支援機能を活用。書類作成の手間を省力化し、手戻りの少ない環境を提供する。

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