Tweet

［User Interface］

→ Windows TIPS TOPへ → Windows TIPS全リストへ → 内容別分類一覧へ Excelで管理している住所録をOutlookの連絡先にインポートする → 解説をスキップして操作方法を読む デジタルアドバンテージ　正木 理絵子 2007/01/20 　 対象ソフトウェア Outlook 2003

■ 住所録の管理にExcelを使用することは多い。 ■ Outlookでは、Excelで保存された住所録のデータを連絡先に取り込むことができる。

　メールや住所録、予定表（スケジュール）、仕事リスト（ToDoリスト）などといった個人用の情報を、Outlookで統合的に管理している人も多いだろう。その一方で、取引先などの住所録情報を複数メンバで共有するために、Excelを使っている企業も少なくない。場合によっては、Excel上の住所データをOutlookに持ってくるのが面倒で、OutlookとExcelで住所録データを二重管理していることもある。

　Outlookには、Excelで保存された住所録データをインポートする機能がある。これを利用すれば、複数の住所録データを一括してOutlookの住所録データに変換できる。

　データを変換するには、最初に、取り込みたいデータが保存されているExcelファイル側で設定を行い、次にOutlookでデータの取り込むという手順をとる。

手順1−移行元のExcelファイルを設定する

　まず、データが入ているExcelファイル側で設定を行う。Excelファイルを開き、取り込むデータをドラックして選択する（画面にあるとおり、「名前」や「住所」など、フィールドの見出し名部分もまとめて選択する）。続けてツールバーのメニューから［挿入］−［名前］−［定義］を選択して「名前の設定」のウィンドウを開く。

　次に「名前の設定」のウィンドウで名前を指定して［OK］ボタンをクリックする。ここで指定する名前は何でもよい。この名前は、Outlookでインポートするときに表示される。名前の定義が完了したら、［ファイル］−［上書き保存］をクリックする。

定義の設定

取り込むデータの範囲をドラッグで指定して［挿入］−［名前］−［定義］メニューを実行する。

取り込むデータの範囲を選択する。 　 ［定義］をクリックする。

名前の定義

名前の定義ダイアログで任意の名前を設定して［OK］ボタンを押したら、ツール・バーのメニューから［ファイル］−［上書き保存］をクリックして閉じる。

［名前］を入力する。 　 ［OK］ボタンをクリックする。 　 ［ファイル］−［上書き保存］をクリックする。

　これで、Excelファイルの設定は完了した。次は、Outlookの連絡先にExcelファイルのデータを取り込む作業を行う。

手順2−Outlookの連絡先にExcelファイルのデータを取り込む手順

　Outlookを開き、［ファイル］−［インポートとエクスポート］メニューを実行し、インポート／エクスポートウィザードを起動する。ウィザードが起動されたら、導かれる手順に従って作業を進めていけばよい。

　まず、［インポート／エクスポートウィザード］が起動したら、［実行する処理を選択してください］に表示されたリストから［ほかのアプリケーションまたはファイルからのインポート］を選び、［次へ］ボタンをクリックする。

実行する処理を指定する

Outlookを開き［ファイル］−［インポートとエクスポート］を選択して、インポート／エクスポートウィザードを起動させる。ウィザードが起動したら、［実行する処理を選択してください］から［ほかのアプリケーションまたはファイルからインポート］を選ぶ。

［ほかのアプリケーションまたはファイルからインポート］を選ぶ。 　 ［次へ］をクリックする。

　次に、表示される画面（［ファイルのインポート］）で［インポートするファイルの種類を選択してください］のリストからファイルの種類を選ぶ。ここでは［Microsoft Excel］を選び［次へ］ボタンをクリックする。

ファイルの種類を指定する

［インポートするファイルの種類を選択してください］の中から［Microsoft Excel］を選ぶ。

［Microsoft Excel］を選ぶ。 　 ［次へ］をクリックする。

　すると、トランスレータ（変換機構）のインストールを実行するためのメッセージが表示されるので［はい］を選んでインストールする。インストールが完了して、［ファイルのインポート］のウィンドウに戻ったら、［参照］ボタンをクリックして取り込みたいデータの保存場所を探して［インポートするファイル］に指定する。

トランスレータのインストールを実行する

まだシステムにトランスレータがインストールされていない場合は、ポップアップでメッセージが表示されるので、［はい］をクリックしてインストールを実行する。

［はい］をクリックする。

Excelファイルの保存場所を指定する

インストールが完了したら、［ファイルのインポート］のウィンドウにある［インポートするファイル］の［参照］ボタンをクリックして、Excelファイルの保存場所を探し［インポートするファイル］に指定する。

［参照］をクリックして、ファイルの場所を指定する。 　 ［次へ］をクリックする。

　次に、取り込んだデータをOutlookの連絡先へ取り込むため［インポート先のフォルダ］覧で［連絡先］を選択して、次に進む。

インポート先のフォルダに［連絡先］を指定する

取り込んだデータをOutlookの連絡先にインポートするため、［インポート先のフォルダ］で［連絡先］を選択する。

［連絡先］を選ぶ。 　 ［次へ］をクリックする。

　次に、Excelファイルで管理している内容とOutlookの連絡先フィールドが正しく対応するように、［フィールドの一致］画面で設定を行う。

連絡先へインポートする

［フィールドの一致］をクリックして、フィールド一致の画面に移動する。

［フィールドの一致］をクリックする。

　［フィールドの一致］ダイアログでは、インポート元（今回はExcel）のフィールド値が左側に、インポート先（今回はOutlookの住所録）のフィールド値が右側に一覧表示される。ここで、Excelデータのフィールド値のどれが、Outlookのフィールド値のどれに対応するのか、ドラッグ＆ドロップによって設定していく。

フィールドの一致

左ペインに並ぶExcelファイルの値から、右ペインに並ぶOutlookの連絡先フィールドへ対応するデータをドラック＆ドロップする。例えば、Excelファイルで「メールアドレス」としていたデータは、Outlookの連絡先フィールドでは「電子メール」にあたるので、左ペインの「メールアドレス」を右ペインの「電子メール」へドラック＆ドロップする。

［メールアドレス］に対応する［電子メール］へドラッグ＆ドロップして、フィールドを一致させる。 　 ［OK］をクリックする。

　［OK］ボタンを押してウィンドウが［ファイルのインポート］に戻ったら［完了］ボタンをクリックして、作業を終了する。

　インポートが成功するとExcelファイルで管理していた名簿のデータが、以下のようにOutlookの連絡先に追加される。

Excelファイルのデータを取り込んだOutlookの連絡先

Excelファイルの住所録がOutlookの連絡先に正しく取り込まれた。

連絡先に正しく取り込まれたかを確認する。

この記事と関連性の高い別のWindows TIPS Outlook ExpressのメールをWindows VistaのWindowsメールへ移行させる Excelを別ウィンドウで複数同時に操作する Outlookで開けない添付ファイルに遭遇したら Webクエリで外部データとダイナミックにリンクする Excelと外部データベースとを連携させる このリストは、（株）デジタルアドバンテージが開発した 自動関連記事探索システム Jigsaw（ジグソー） により自動抽出したものです。 generated by

「Windows TIPS」

＠ITメールマガジン　新着情報やスタッフのコラムがメールで届きます（無料）

RSSフィード