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情報共有が、業務を効率化し、新たな発想を生む 経営層と現場層に、多くのメリットを約束

効率性や収益性の向上を図るうえで、情報共有は重要な経営課題と認識されている。しかしひと口に情報共有といっても、部門内や部門間、社外協力会社との連携など共有体制はさまざま。情報を適切に管理し、自在に検索・活用できる環境も不可欠だ。では真に目的を達成できる体制を築くためには何が必要なのか。情報共有の意義と、その実現をサポートする各種ITツールを振り返ってみたい。

		情報活用を徹底支援、全社レベルで業務を活性化

　近年、企業内の情報量は増加の一途をたどっている。そうした中、多くの企業において、情報共有への取り組みが重要な経営課題の1つとして認識されているが、情報共有を行う目的、意義とは何なのだろう？ まずはそこからあらためて振り返ってみたい。

　1つ目に挙げられるのは業務効率の向上だ。通常、業務に必要な情報は個々人のローカルPCや共有のファイルサーバにファイルの形で保存されていたり、業務ごとに構築されたデータベースなどに保管されていたりする。

　しかし、この状態で単純にファイル量やデータベース数が増えると、必要な情報を探し出すのが次第に困難となり、著しく業務効率が低下する。その点、あらゆる情報を整理してストックしたり、情報に自在にアクセスできる体制があれば、こうしたロスを未然に防ぐことができる。

　2つ目は個人・部門間連携による収益性への貢献である。企業内外で業務フロー上の指示・報告を確実に連絡でき、さらに直接関連しない部門同士で情報交換できる体制があれば、販売や生産・在庫状況、営業案件の進ちょくなどを全社やサプライチェーン全体で共有することで、業務プロセスをスムーズに連携させて無駄や機会損失を抑制することが可能となる。あるいは業務を俯瞰（ふかん）的に見たり、多くの人が参加することで、業務改善の新たな発想が得やすくなるという効果も期待できる。

　3つ目はコンプライアンスへの貢献だ。特に日本版SOX法では、リスクが顕在化した場合に素早く経営層が把握したり、業務がルール通りに行われているかをモニタリングしたりといった、業務を見える化する体制が求められている。情報セキュリティを確保しながら、現場部門の動きを全社的にモニタリングする仕組みの整備が重要なテーマとなる。

		情報を自在に活用できる環境があれば、業務はもっと効率化できる

　ここでは情報共有のスタイルを3つに分類してみよう。第1は「ワークフロー」──すなわち、“横のつながり”や“縦の指示・報告”の強化である。例えば、部門内・部門間で情報共有できていないと、コールセンターへの問い合わせが顧客担当者に伝わらずに素早い対応ができなかったり、営業部門とサポート部門がちぐはぐな応対をして、顧客満足度に響く手痛いミスを招いてしまったりといったことが考えられる。

　ここに適切なITを用いることで、「情報の適切な伝達」だけではなく、「業務の承認」「非効率なフローの発見」「エビデンスとモニタリング」など、数々のメリットを享受できる。

　第2は「ストック情報の有効活用」だ。企業内には多くの情報や知識が存在する。それらは個人の頭の中にあったり、ファイルサーバの見つけにくいフォルダの奥に隠れていたり、ファイルキャビネットの中に印刷物として保管されていたりする。これらを組織全体で有効活用できるかどうかは、非常に大きなテーマだ。

　提案型営業では担当者がいろいろな情報を切り貼りして提案資料を作るが、それらの元データが素早く手に入れられるような基盤があれば、業務効率は大きく改善するだろう。過去の提案資料を組織的に共有するだけでも、かなり効果があるはずだ。製造業などでは設計・製造・調達・安全・環境など、さまざまな関連情報をグローバルに参照しなければならない場面があるが、これらもIT化なしに推進することは困難といえる。

　第3はストック情報と関連するが、企業内外の情報を持ち寄って、新たな発想を生み出す「知識クリエーション」である。かつての“ナレッジマネジメント”ブームの際には、個々人が持っている知識を形式化することに力点が置かれた。これは知識のマニュアル化によるスタッフ教育、属人的業務を標準化するといった面で効果がある。

　現在は、それ以上に“創発的コミュニケーション”に注目が集まっており、会社の公式な組織とは別に、興味やプロジェクトに応じて“社内コミュニティ”を作って組織の活性化に取り組む企業が増えている。

　こうした社内（場合によっては協力会社や異業種企業を含む）コミュニティは、普段は交流のない他部門から業務上のアドバイスを受けたり、新商品や業務改善に役立つ“知恵”が喚起されたりといったメリットが期待できる。ITソリューションを活用すれば、場所や時間の制約を受けずにコミュニティ活動を行うことができるというわけだ。

		情報共有の目的によって、選ぶべきツールは変わる

　次に情報共有をサポートする代表的なITツールの特性を見ていこう。現在、最も広く普及しているのが電子メールだ。これは手軽で便利なツールだが、情報量が増大すると連絡の見落とし、行き違いが発生しやすくなる。

　間違いなく業務上の指示を送るためのソリューションとしては、専門のワークフロー・ツールがある。稟議書の回覧や社内文書の申請業務によく適用されるが、中には取引先との購買・調達業務に利用されるような大規模なシステムもある。

　文書管理製品もワークフローとしての側面を持っている。例えば製造業の製品仕様書であれば、文書作成から承認まで複数の担当者・部門がかかわってくる。仕様変更などで改版・改訂があった場合に関係者に通知・合意を得ることが必要だ。こうして合意・承認が得られた文書は公式ドキュメントとして次のプロセスの参照情報となるため、それを必要とする個人・部門からのアクセスを許さなければならない。つまり、上述の「ワークフロー」と「ストック情報の有効活用」の2つの側面を持つソリューションだといえる。

　同種のソリューションにコンテンツ管理／Webコンテンツ管理がある。テキストやグラフィックなどのさまざまなデジタル・コンテンツを登録・管理し、Webサイトから情報配信するツールだ。社外の顧客向けサイトだけではなく、社内やパートナー企業向けの情報告知サイトに利用する場合もある。

　SFAやCRMも情報共有ソリューションと考えてよいだろう。SFAならば営業プロセスの状況、CRMなら顧客ライフサイクルにおける顧客情報の共有を支援する。といっても、営業担当者個々人の働きをマネージャに“見える化”することを主眼とするツールや、プリセールス→商品説明→個別商談というように営業プロセスで担当が分かれていることを前提に、その引き継ぎや連携を支援するツールなど、具体的な製品には特性があるので注意したい。

　ストック情報の管理で最も代表的なITツールといえば、ファイルサーバだ。これも電子メール同様、導入しやすいソリューションだが、利用者とファイルの量が増えてくると、ファイル／フォルダの整理がしきれず、何がどこになるのか分かりにくくなる。管理者にとっては、権限管理が面倒という問題もある。

　そうしたファイルサーバの弱点を補って、ファイルアクセスやセキュリティ機能を提供するものが、グループウェアに分類される製品に存在する。もともと、現在のようなファイルサーバが存在しない時代に、ファイル共有機能を提供するソリューションとして登場、一大ムーブメントとなったのがグループウェアであった。

　その後、グループウェアは部門掲示板や電子メール、ワークフロー、あるいは旅費精算や営業日報などのカスタムアプリケーションを持つ業務効率化ツールへと発達した。現在ではWebグループウェアが普及し、スケジュール管理と施設予約が標準機能として認識されているが、製品によって機能が大きく違うので購入前にきちんと検証することが必要だ。

　知識クリエーションのためのITツールは、百花繚乱（りょうらん）といったところ。電子掲示板（電子会議室）、ブログ、Wikiなどが主だったものだろう。電子掲示板は伝統的なツールで、テーマごとにスレッド（書き込み版）を立てて複数の人間が会話形式で書き込みを行う。議論が終わったスレッドは一種の議事録になるので、後から見た人にとってもどういう経緯で結論に至ったのかを知ることができる。

　社内ブログは、インターネット上で個人が情報発信するツールとして流行しているブログを社内の情報共有に使おうという発想だ。社員やグループごとにブログページを立てて、そこでの業務上の課題や提案などを書き込み、社内告知を行う。

　大企業になると、社内でどんな業務や研究が行われていて、どんな人材がいるのか分かりづらくなる。社内ブログは個人が主体となって“売り込み”を行うことで、社内の状況が分かるようにしようというわけだ。自律的な社内報と考えていいかもしれない。Wikiは1つの文書を複数の人間で書き換えながら、作っていくような場合に適している。ソフトウェア開発会社などで仕様書や設計書を作るために使われているようだ。

　こうした中、新しい情報共有ツールとして注目を集めているのが社内SNSだ。個人向けに普及・発展してきたSNSを企業向けにカスタマイズしたもので、ブログや電子メール、グループウェア機能などを提供し、社員同士のコミュニティ活動を促進する。

　SNSという以上、“知り合い”や“友人”といった人間関係に関するデータを保持するが、これに企業組織の公式な所属や役職などを加味して、コミニュケーション活動の活性化を支援する。具体的な機能は製品によって異なるが、普段会話する機会が少ない経営層や部門長との意見交換、企業ビジョンの共有、部門の壁を超えるコラボレーションなどを実現するものとして期待できそうだ。

		必要な情報を、適切な人が、自在に引き出すために

　以上のような情報共有ツールを使うことによって、企業内の情報量はますます増加する。情報は適切な人が適時にアクセスできて意味あるもの。そんな適者適時アクセスを支援するソリューションとしては、エンタープライズサーチ（ESP）と企業情報ポータル（EIP）がある。

　エンタープライズサーチは、企業内に散在するさまざまな情報を横断的に検索するためのツールだ。「確か、○○に関する文書があったはずだが、どこに保存したか思い出せない」というときに威力を発揮する。インターネットを使ううえで検索エンジンが必要不可欠であるように、企業内情報へのアクセスにも必須の存在になりつつあるといっていいだろう。

　エンタープライズサーチは比較的新しい製品分野なので、インターネット向けの検索技術を転用したものから伝統ある全文検索システムが発展したものまで、各種の製品が市場に存在する。検索方式や対応規模などさまざまなので、ニーズに合ったものを選びたい。

　複数の情報共有ツールを併用する場合、エンドユーザーの負担を軽減するのが企業情報ポータルだ。そのエンドユーザーに必要な情報を、さまざまな情報共有ツールから取得して1つの画面に集約して表示する。

　情報アクセスという面で忘れてはならないのが、情報セキュリティの確保だ。いくら情報共有が大切とはいえ、社内外の誰もにあらゆる情報をオープンにしてよいわけではない。利用者個々人の所属部署や職種に応じて権限設定を行い、見てよい情報と見られてはいけない情報の制限を行うことが必須となる。「ファイルサーバでは制限したが、エンタープライズサーチではファイルの表題が見えてしまった」ということがないように、ID管理ツールと連携するなどして、複数の情報共有ツールで相互につじつまの合うよう管理できるシステムを構築することが不可欠である。

◇

　「情報共有が課題だ」と考えている経営者は多い。しかし、ひと口に情報共有といってもそれがどのようなものか、自社は何のために情報共有に取り組むのか、その体制はどのように築くのか、目的を熟慮したうえで、最適な製品を選びたい。

提供：株式会社富士通ソフトウェアテクノロジーズ
ジップインフォブリッジ株式会社
住友電工情報システム株式会社
EMCジャパン株式会社
企画：アイティメディア 営業本部
制作：＠IT情報マネジメント編集部
掲載内容有効期限：2008年10月31日